コスト削減@グループウェア

こんにちは、きつね様と申します。

私、社員100人程の小さな会社の、所謂 「情報システム部門」に所属していました。
色々あって、退職しましたが。

私がいたような小さな会社では、テレビCMで宣伝しているような、
「大手のシステム」を社内に導入しようにも、その必要性を問われたりします。

私が社内・社外でシステム関連のコストダウンを実現した方法をいくつかご紹介します。

グループウェア

グループウェアとは、
一般的に以下のような機能が含まれた社内用コミュニケーションツール群です。
　・スケジュール管理
　・社内メール
　・ファイル管理
　・社内掲示板
などなど・・・

一般的には、サイボウズなどが最大手と思われますが、
私はGroupSessionを利用しています。

GroupSession（グループセッション・以下 GS）は、
JAVAのオープンソースのグループウェアです。以下は画面の例。

↓スケジュール画面

GS無料版を導入した際の、私なりに感じたメリット・デメリットを簡単に挙げてみます。

メリット

・ソフトがOSS（無料）である。
・ドメインを好きに変更可能
・データも運用も自社内で完結

　・ソフトがOSS（無料）である。
　　　　最大のメリット。100ユーザーで使っても無料。
　　　　社員１００人と仮定して、サイボウズと比較すると

　　　　サイボウズと比較すると、上記のようになります。
　　　　管理費用もありますが、どちらも管理者は必要なので、実質的に金額の差異は発生しません。
　　　　
　・ドメインを好きに変更可能
　　　　知識があれば、自前のドメインや、好きなURLでアクセスすることが可能です。
　・データも運用も自社管理
　　　　管理者が設定の変更をできます。
　　　　この点は煩わしさもありますが、わざわざ管理会社に連絡せずに、素早く変更が可能です。
　　　　
　

デメリット

・最安で導入するには、少し知識が必要
・無料版は200ユーザー超えた辺りから、動作が重い。
・サーバー、その他の費用はかかる。

　・最安で導入するには、少し知識が必要
　　　　普段からApacheのインストールや、MySQLなどのインストールをやっている人であれば、
　　　問題ないかと思います。
　　　　それらの経験が多少無いと、少々難しいかもしれません。
　　　　インストールの手順は、公式のWEBサイトに載っていますので、参考にしてください。

　・無料版は200ユーザー超えた辺りから、動作が重い。
　　　現実的に、無料版での利用は200ユーザー位が分水嶺と思われます。
　　　無料版 且つ カスタマイズなしで300ユーザー以上は動作が厳しいです。
　　　解決策はサーバーメモリを増設する（３２GB以上）か、
　　DBをPostgreSQLやMySQLへの変更（高難度）です。
　　　DB変更は、劇的に早くなりますが、自力で解決するにはJAVAのスキルが必要です。
　　　あとはクラウドの有料版の利用が可能ですが、
　　価格設定は他社グループウェアと変わらないので、。
　

　・サーバー、その他の費用はかかる。
　　　サーバーと独自ドメインの使用料金はかかります。
　　　社員数にもよりますが、
　　VPSを使って、ドメインを取得した場合の概算は
　　・社員50人ほどの場合
　　　1,500円（VPS/月額) + 約200円(ドメイン/月額）≒ 月額 1,700円
　　・社員200人ほどの場合
　　　8,000円（VPS/月額) + 約200円(ドメイン/月額) ≒ 月額 8,200円
　　概算ですが、経験上はこんなイメージです。
　

その他のポイント

　・機能はサイボウズに近い
　・2次配布や販売等を勝手にしない限り、
　　ソースコードを触って改変することができる。
　　（販売したい場合などは、製造元の会社とパートナー契約をすれば可能）

なお、製造・販売元は日本トータルシステムと言う会社さんです。
有料版やカスタマイズ、パートナー契約なども請け負っているようです。

無料版にも多少のデメリットはありますが、
大した問題ではないと思います。
グループウェア未導入の中小企業の情シス担当の方 や、
現在使っているグループウェアに満足いってない方 は、
一回構築して使い勝手を試してみる、と言うのも手ではないでしょうか。